Comment faire en sorte que la transition informatique de votre entreprise se déroule le mieux possible ?
Qu'est-ce qu'une transition informatique et pourquoi en avez-vous besoin ?
Une transition informatique est le processus de migration d'un système informatique vers un autre. Il peut s'agir d'une entreprise de grande envergure, il est donc important de la planifier soigneusement et de la mettre en œuvre le nouveau système lentement et délibérément. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'effectuer une transition vers un nouveau système informatique, mais certaines des raisons les plus courantes sont les suivantes :
- L'ancien système informatique n'est plus pris en charge par le fournisseur
- L'entreprise a dépassé l'ancien système informatique et a besoin d'une solution plus robuste
- L'entreprise déménage vers un nouveau site et doit mettre en place un nouveau système informatique
- L'entreprise a été rachetée par une autre société et doit fusionner leurs systèmes informatiques
Planifier votre transition informatique
Il y a de nombreux éléments à prendre en compte lors de la planification d'une transition informatique, mais les plus importants sont les suivants :
- Fixer des objectifs réalistes pour la transition - Il est important d'avoir une idée claire de ce que vous voulez réaliser avec le nouveau système. Quels sont les besoins de votre entreprise et comment le nouveau système informatique peut-il contribuer à les satisfaire ?
- Former les employés au nouveau système - Les employés devront être formés à l'utilisation du nouveau système. Cette formation doit être dispensée progressivement, sur une période donnée, afin que chacun ait l'occasion d'apprendre.
- Gérer les pannes et les problèmes pendant la transition - Il y a toujours un risque de pannes et de problèmes lors de la mise en œuvre d'un nouveau système. Il est important d'avoir un plan pour gérer ces problèmes et les résoudre le plus rapidement possible.
- Prenez votre temps - N'essayez pas de vous précipiter dans le processus de transition. Il est important de le faire lentement et délibérément, de sorte qu'il n'y a aucun problème.
Fixer des objectifs réalistes pour la transition informatique de votre entreprise
Lorsque vous fixez des objectifs pour la transition informatique de votre entreprise, il est important de garder les points suivants à l'esprit :
- Les objectifs doivent être réalisables - N'essayez pas de fixer des objectifs irréalistes et impossibles à atteindre. Cela ne fera qu'engendrer frustration et déception.
- Les objectifs doivent être adaptés à votre entreprise - Les objectifs de la transition informatique doivent être adaptés aux besoins de votre entreprise et à ce que vous souhaitez réaliser avec le nouveau système.
- Les objectifs doivent s'inscrire dans le temps - Il est important de fixer des échéances pour chaque objectif afin d'avoir un sentiment d'urgence et de pouvoir suivre vos progrès.
- Le site doit être convivial - Le nouveau système informatique doit être facile à utiliser et à parcourir. Les employés doivent pouvoir trouver les informations dont ils ont besoin rapidement et facilement.
- Un service d'assistance doit être mis en place - Un service d'assistance doit être mis en place pour aider les employés qui ont des difficultés à utiliser le nouveau système.
Former les employés pendant la transition
Il est important de former les employés au nouveau système informatique avant sa mise en œuvre. Cette formation doit se faire progressivement, au fil du temps, afin que chacun ait l'occasion d'apprendre. Voici quelques-unes des choses que les employés doivent apprendre :
- Comment utiliser le nouveau système
- Les changements apportés au système et leur impact sur leur travail
- Comment naviguer dans le nouveau système
- Quelles sont les nouvelles fonctionnalités du système ?
- Comment signaler des problèmes avec le système
- Comment utiliser le nouveau système informatique dans leur travail
- Les politiques et procédures de l'entreprise concernant l'utilisation du système informatique
- Ce qu'il faut faire s'ils rencontrent un problème avec le système
- Comment sauvegarder leur travail
- Comment utiliser les nouvelles applications logicielles
- Etc.
Gérer les pannes et les problèmes
Il y a toujours un risque de problèmes et de pannes pendant la mise en œuvre d'un nouveau système. Il est important de mettre en place un plan pour gérer ces problèmes et les résoudre le plus rapidement possible. Voici quelques-unes des mesures que vous pouvez prendre pour gérer les problèmes :
- Disposer d'une équipe dédiée à la gestion des problèmes - Cette équipe devrait être chargée de surveiller le nouveau système et de traiter tous les problèmes qui surviennent.
- Mettez en place un service d'assistance - Le service d'assistance doit être à la disposition des employés qui ont des questions ou ont besoin d'aide avec le nouveau système.
- Créez une base de connaissances - La base de connaissances doit contenir des informations sur le nouveau système, sur la façon de l'utiliser et sur la façon dont il est utilisé dans l'entreprise.
- Former les employés au nouveau système - Comme mentionné ci-dessus, il est important de former les employés au nouveau système avant sa mise en œuvre. Cela permettra de réduire le nombre de problèmes qui surviennent.
- Disposez d'un plan pour faire face aux pannes - Les pannes sont inévitables, il est donc important de disposer d'un plan pour y faire face. Ce plan doit prévoir qui contacter en cas de problème et comment résoudre le problème rapidement.
Conclusion
La mise en œuvre d'un nouveau système informatique peut être une tâche intimidante, mais si vous avez un plan et que vous vous fixez des objectifs réalistes, la transition peut se faire en douceur. Les employés auront besoin d'une formation sur l'utilisation du nouveau système, alors assurez-vous d'en tenir compte lors de la planification de votre déploiement. Et n'oubliez pas de garder trace de tout pépin ou problème qui pourrait survenir, vous pourrez ainsi y remédier dès que possible.
Si vous avez besoin d'aide pour mettre en œuvre un nouveau système informatique, contactez-nous. Notre équipe d'experts est là pour vous aider à chaque étape du processus.